If you ever have had the opportunity visit the Bronx Civil Court at 851 Grand Concourse, there’s one office you are sure to want to find yourself: Room 118, home of the Bronx County Clerk’s Office.

Whether you’re a traveler applying for a passport or an entrepreneur looking to incorporate your business, the Clerk’s Office is the go-to spot for all legal documents for Bronx residents.

At the helm of this operation is Bronx County Clerk Luis M. Díaz, a native Bronxite of Puerto Rican heritage, who has overseen office affairs since July 2009, and had previously served as a member of the New York State Assembly in the 86th District from 2003 to 2008. Diaz went on to serve in the administration of Gov. David A. Paterson before coming on to the courts as County Clerk of the borough.

Díaz, who refers to himself as “keeper of all records,” is responsible for safeguarding important documents such as divorce and mortgages files for the borough. While no one service provided by the Clerk’s Office outshines the rest, Díaz said certain times of the year see high frequency of certain customer needs.

“We have a very big immigrant community in the Bronx, so when the school year is getting ready to end, that’s when a lot of the parents are rushing their kids in to get passports,” said Díaz, adding, a popular summer destination for these Bronx families is the Dominican Republic.

As his staff focuses on making sure customers receive the documents they need, Díaz has been concentrating on enhancing the digitization of these records.

“There’s a lot of paper when it comes to legal issues,” commented Díaz. “We are trying to minimize the use of paper and become a little more green.”

Part of this mission has been met through the creation of the Bronx County Clerk’s Office website, which Díaz inherited from his predecessor.

The website is a source of information on how to best utilize the services at Clerk’s Office, and recently, has made it easy for attorneys to view legal files online using a case index number.

“Not all of the Clerk’s Offices throughout the state have this kind of website where we make it accessible for attorneys to look up their file without having to come in,” said Díaz.

Díaz assured that the system is highly secured through the use of access codes available to lawyers only after their credentials have been verified.

In addition to using technology to add efficiency to office operations, Díaz also offered advice to those who plan to visit in search of records: Know exactly what you’re looking for and have all the available information at the ready to find it.

“The more information you have available to you to present to us with will enhance the process and make it quicker,” he said.

“People have come in looking for a divorce [record] and for whatever reason, they don’t remember the last name or first name of the person they divorced. This makes it difficult for us,” he explained.

Along with the title of Bronx County Clerk, Díaz also holds that of Commissioner of Jurors.

He shares the responsibility of summoning jurors with First Deputy County Clerk Kay Amer, whom he has nicknamed the office’s “resident genius.”

Amer is quick to demur, and responded that any accolades she gets are not due her only, but her colleagues as well.

“I love working with my staff.  Every day we perform miracles here,” she said, “If I’m successful doing what I’m doing, I owe 100 percent to my staff.”

Despite her modesty, Amer’s expertise is indeed impressive.

For 15 years this proud Bronx native has organized jury duty, for which approximately 3,700 people are summoned weekly, although not all show up or serve.

Just in case you thought you were the only citizen who dreads jury duty, think again.

According to Amer, for every 15,000 new jurors who are called in, about 3,200 on average will actually show.

While some are just trying to avoid this civic obligation, many have justifiable reasons such as being a caretaker for an elder relative or a child.

In an effort to improve the jury duty system, the Bronx County Clerk’s Office, together with the Bronx Borough President and Bronx Courts launched the Jury Call-In System in November 2011.

Under this initiative, a juror calls in the night prior to the day they are supposed to serve for an update on whether they in fact need to come in.

According to Amer, this helps cut down on a surplus of people appearing for jury duty, which can cut costs and save these jurors valued time.

For Díaz, the Call-In System avoids a sense of wasted time many potential jurors may feel after showing up at court and never being invited to serve.

“If I call you in as a juror, the last thing I want to do is make you sit around and then you find out you’re not even called on a case. That’s just not a good feeling for the jurors,” said Díaz.

Amer agreed, highlighting the cost effectiveness of the new system. “Many of [the jurors] come in, they serve one day and their out of here,” she said. “We’re not holding them over, so it’s costing the state less money to pay for jury service.”

Ironically, some people may not appreciate the efficiency of the system as much as others do.

“There are times when people complain they want to stay to get a feel of the jury experience. We proceed to tell them they can volunteer,” said Amer. She added that during this rough economy some people volunteer as a way to earn extra income. As a juror, you earn $40 a day and for those serving on Grand Jury, which requires a commitment of four days a week for a month, it can add up to a substantial sum.

With all the official legal business handled at the Bronx County Clerk’s Office, it is not lost on its members that the office’s fundamental purpose is to help people.

As a former New York State Assemblyman, Díaz enjoys interacting with all the people who visit his office, and is particularly proud of the work of his staff. 

“I have a tremendous staff. They’re all hardworking people,” he said. “They deal with the public in a wonderful way, where people leave here comfortably and like they got what they needed.”

Highlighted by Díaz as an exemplar of such dedicated service was Administrator Teresa Torres, who has worked at the Bronx County Clerk’s Office for 23 years.

Torres expressed delight in serving her position for over two decades, and attributed a substantial part of her enthusiasm for her work to being part of a team of hardworking colleagues.

“We’re definitely a family here,” she said.

Amer also mentioned the dedication of her staff as a vital key to both enjoying her job and serving the public effectively.

She referenced a conversation she had once with one of her staff members as an example.

“I said, ‘Becky...It’s not easy having to deal with the people who come in,’” recalled Amer, “’If you get overwhelmed, let me know,’ and [Becky] said to me, ‘No, Kay, I love it.’”

La Oficina del Oficial Civil del Condado del Bronx: Servicio eficiente con una sonrisa

Si ha visitado usted alguna vez la Corte Civil del Bronx en el 851 de Grand Concourse, se sentirá contento de encontrarse en el Salón 18, la oficina del Oficial Civil del Condado del Bronx.

Ya sea que es usted un viajante aplicando para un pasaporte o un empresario procurando incorporar su negocio, la Oficina del Oficial Civil es el punto hacia dónde dirigirse para toda documentación legal para los residentes del Bronx.

Al timón de esta operación se encuentra el Oficial Civil del Bronx Luis M. Díaz, un nativo del Bronx, de ascendencia puertorriqueña, quien ha supervisado la oficina desde julio del 2009, y quien antes era asambleísta estatal por el Bronx en el distrito 86.

Díaz, quien se refirió a sí mismo como "un guardián de todos los registros", es responsable por proteger importantes documentos tales como registros de divorcio e hipotecas.

Aunque ningún servicio proporcionado por la Oficina del Oficial Civil eclipsa al resto, Díaz dijo que en cierta temporada del año se ve una mayor frecuencia para algunos servicios.

"Tenemos una gran comunidad de inmigrantes en el Bronx, así que cuando el año escolar esta llegando a su fin es cuando muchos padres se apresuran para obtener los pasaportes de sus hijos", dijo Díaz, agregando que un destino popular para estas familias del Bronx lo es la Republica Dominicana.

Mientras su personal se enfoca en asegurarse de que los clientes reciben la documentación necesaria, Díaz ha estado concentrado en optimizar la digitalización de estos registros.

"Hay mucho papel cuando se trata de asuntos legales", comentó Díaz. "Estamos tratando de minimizar el uso del papel y ser un poco más ecológico".

Parte de su misión ha sido lograda mediante la creación del website de la Oficina del Oficial Civil del Bronx, la cual Díaz heredó de su antecesor.

Este website es una fuente de información sobre como mejor utilizar los servicios de la Oficina del Oficial Civil, y recientemente, ha facilitado que los abogados vean los archivos en línea utilizando un número indexado del caso.

"No todas las oficinas del Oficial Civil en el estado tienen esta clase de website donde los abogados busquen su archivo sin tener que venir acá," Dijo Díaz. "Esto ha hecho que en cierto modo el tráfico [de la oficina] se reduzca", agregó.

Díaz aseguró que el sistema es altamente seguro mediante el uso de códigos de acceso a disponibilidad de los abogados solo después de que sus credenciales han sido verificadas.

En adición al uso de la tecnología para sumar eficiencia a las operaciones de la oficina, Díaz ofreció también asesoría a aquellos     que piensan visitar en busca de registros: Sepa exactamente qué es lo que busca y tenga toda la información pertinente para encontrarlo.

"Mientras más información tenga disponible para presentarnos, esto mejorará el proceso y lo hará más rápido", expreso él.

"La gente viene en busca de un registro de divorcio y por la razón que sea, no recuerdan el apellido o primer nombre de la persona de la que se divorciaron.  Esto nos lo dificulta,", explicó él.

Conjuntamente con el título de Oficial Civil del Condado del Bronx, Díaz ostenta también el de Comisionado de Jurados.  El comparte la responsabilidad de convocar a los jurados conjuntamente con el Primer Asistente del Oficial Civil Kay Amer, a quien el apoda "genio residente".

Amer señaló que cualquier comentario de alago que recibe no se debe sólo a ella, sino a sus colegas por igual. "Me gusta trabajar con mi personal. A diario hacemos milagros aquí", agrego ella, "Si tengo éxito en lo que estoy haciendo, se lo debo 100 por ciento a mi personal".

No obstante a su modestia, la experiencia de Amer es ciertamente impresionante.  Durante 15 años, ésta orgullosa nativa del Bronx, ha organizado el servicio de jurado, para lo cual se citan semanalmente aproximadamente unas 3,700 personas, aunque no todos se presentan o sirven.

Solo por si acaso usted pensó que era el único ciudadano quien teme al servicio de jurado, piénselo otra vez.  Conforme a Amer, por cada 15,000 nuevos jurados que son convocados, alrededor de unos 3,200 en promedio actualmente se presentan. Al tiempo que algunos solo tratan de evadir esta obligación cívica, muchos tienen motivos justificados tales como el cuidar de un familiar anciano o alguien condenado por delito, a quienes se les niega el derecho a servir como jurado.

En un esfuerzo por mejorar el sistema de servicio de jurado, la Oficina del Oficial Civil del Condado del Bronx, conjuntamente con el Presidente del Condado del Bronx y las Cortes del Bronx, han lanzado en noviembre del 2011 el Sistema de Llamado de Jurado. Bajo esta iniciativa, un jurado llama la noche anterior al día que esta supuesto a servir para una actualización sobre si de hecho necesita venir.

Conforme a Amer esto ayuda a reducir el excedente de personas que comparecen para servicio de jurado, lo cual puede recortar los gastos y ahorrar un tiempo valioso a estos jurados. De acuerdo a Díaz, una de las primeras localidades en implementar este sistema en el Estado de Nueva York lo fue Suffolk County.

Para Díaz, el sistema de llamado evita a que muchos jurados potenciales sientan que pierden su tiempo porque se presentan y nunca son invitados a servir.

 "Si yo le llamo para que sirva de jurado, lo último que quiero hacer es hacerle perder el tiempo y luego usted se da cuenta de que ni siquiera le han llamado para un caso.  Esa no es una buena sensación para los jurados," dijo Díaz.

Amer estuvo de acuerdo, destacando la efectividad del nuevo sistema. "Muchos de los jurados, vienen, sirven un día y se van", dijo ella.  "No los retenemos, así que le está costando menos dinero al estado el servicio de jurado".

Irónicamente,  puede que alguna gente aprecie la eficiencia del sistema más que otros.

"Hay momentos en que la gente se queja de que quiere quedarse y pasar por la experiencia de ser jurado.  Procedemos a decirles que pueden ser voluntarios", dijo Amer. Ella agregó que durante esta dura economía alguna gente hace de voluntario como un medio de obtener un ingreso extra. Como jurado, usted percibe $40 al día y para los que sirven en un Gran Jurado, lo cual requiera cuatro días a la semana por un mes, esto puede ascender a un monto sustancial.

Con todos los negocios legales oficiales manejados en la Oficina del Oficial Civil del Condado del Bronx puede que se haga difícil discernir el propósito fundamental de la oficina: el ayudar a la gente.

En su calidad de ex Asambleísta del Estado de Nueva York, Díaz disfruta interactuando con la gente, incluyendo su personal.  "Tengo un personal tremendo, todos son personas muy trabajadores,” dijo él. 

"Ellos lidian con el público de una forma maravillosa donde la gente se va conforme y les agrada que consiguieron lo que necesitaban".

Destacada que dentro de su personal está Teresa Santos, la Administradora, quien ha laborado durante 23 años en la Oficina del Oficial Civil del Condado del Bronx.  Torres expresó que le encanta  servir en su posición por más de dos décadas. Ella atribuyó en gran parte  su disfrute el ser parte de un equipo de colegas muy trabajadores.  "Definitivamente, aquí somos una familia", dijo ella.

Amer mencionó también la dedicación de su personal como punto vital tanto para disfrutar de su trabajo como para servir al público con eficiencia.  Ella ofreció un ejemplo compartiendo un diálogo que sostuvo en una ocasión con alguien de su personal: "Yo dije, 'Becky. No es fácil tener que lidiar con la gente que viene.Si te sientes abrumada, déjamelo saber' y [Becky] me dijo 'No Kay, me encanta"'.